ECM/DMS – ELO ECM Suite 9

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Das Enterprise-Content-Management (ECM) ist vereinfacht gesagt ein System zum Dokumentenmanagement. ECM dient der elektronischen Archivierung und Verwaltung von Geschäftsdokumenten und -informationen. Der Kunde verfügt über alle Funktionen zur effektiven Verwaltung, schnellen Nutzung und sicheren Kontrolle von Informationen, Inhalten und Dokumenten.

Unsere Lösung

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Egal ob kleines oder großes Unternehmen, alle haben mit der zunehmenden Datenflut zu kämpfen. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Dokumente klassisch auf Papier, als digitale Unterlagen oder per E-Mail vorliegen. Die Masse an Daten wird immer größer. Nur wer diese Informationen möglichst effizient und automatisiert verarbeitet, kann sich langfristig am Markt durchsetzen.

Mit seinem breiten Spektrum an Einsatzmöglichkeiten macht ELOprofessional Geschäftsprozesse effizienter und leistungsfähiger. Über den gesamten Lebenszyklus hinweg werden Unternehmensdokumente und Informationen sicher und rechtskonform verwaltet. Besonderes Highlight hierbei ist auch die nahtlose Integration in die Microsoft Office-Welt, die es dem Anwender erlaubt, ohne großen Schulungsaufwand die Vorteile des digitalen Dokumenten- Managements zu nutzen.
Nur einige Highlights:
Rechnungseingangsverarbeitung

Rechnungen durchlaufen im Unternehmen oft verschiedene Bereiche. Meist kostet dies Zeit und Geld. Mit der Rechnungseingangslösung von ELO lassen sich die Durchlauf- und Bearbeitungszeiten erheblich verkürzen.

In ELO werden eingehende Rechnungen und Belege automatisiert erfasst und klassifiziert an die richtigen Bearbeiter weitergeleitet. Alle relevanten Belegdaten, wie beispielsweise Positionsdaten, Mehrwertsteuer usw. werden korrekt erkannt und durchlaufen Plausibilitätsprüfungen. Rechnungen mit einem vorhandenen Bestellbezug im ERP-System lassen sich hierdurch bei Bedarf in einer Dunkelbuchung komplett automatisiert verarbeiten.
Workflows für den Rechnungseingang

So lassen sich Rechnungen ohne direkten Bestellbezug über einen digitalen und standardisier¬ten Rechnungsprüfungs-Workflow zu den entsprechenden Sachbearbeitern bzw. in die Fachabteilungen weiterleiten und entsprechend freigeben. Die Nutzen-Rechnung mit ELO geht voll auf, denn der Aufwand für die Rechnungserfassung und damit auch die Durchlaufzeiten werden drastisch reduziert. Die Vorgangskosten werden bei gleichzeitiger Erhöhung der Prozess- und Datenqualität gesenkt und Skonto- sowie Liquiditätseinbußen entfallen.
Mobiles Arbeiten

Ob formularbasierte Geschäftsprozess¬steuerung, Verschlüsselung oder Offlinebetrieb – all dies bietet ELO mit seinen mobilen Lösungen (App ELO for Mobile Devices, Web Access) in der ELO ECM-Suite für die gängigen Mobile Devices. ELO kann über eine intelligente Softwarekomponente auf nahezu allen gängigen Smartphones und Tablet-PCs genutzt werden. So gibt es für das Apple iPhone, das Apple iPad, sowie Android -Geräte spezialisierte Apps, die Sie direkt im App-Store bzw. bei Google Play kostenlos herunter¬laden können. Der Anwender verbindet sich einfach mit dem zentralen ECM-Server im Intranet und erhält danach rechtegesteuert Zugriff auf die gewünschten Daten. Die Vertraulichkeit der Daten ist hierbei zum einen über den Passwortschutz, zum anderen über speziell abgesicherte Übertragungsprotokolle gegeben. Selbstverständlich beschränken sich mobile Szenarien nicht nur auf den Dokumentenzugriff. Vielmehr lassen sich Workflow-Funktionen und -aufgaben auch über die mobilen Endgeräte steuern.

E-Mail Management

Die serverbasierten E-Mail- Komponenten bieten über frei konfigurierbare Regelwerke umfangreiche Möglichkeiten zur automatisierten Verarbeitung von E-Mails. So lassen sich wichtige Inhalte gezielt und vorgangs¬bezogen in die laufenden Geschäftsabläufe einbeziehen. Die ELO ECM-Lösungen stellen hierzu alle nötigen Funktionalitäten für ein umfassendes E-Mail- Lifecycle-Management (ELM) bereit. Dies beinhaltet die Möglichkeit zur rechtskonformen Aufbewahrung und für ein leistungsfähiges E-Mail-Prozessmanagement. In Übereinstimmung mit den Prozesszusammenhängen und den rechtlichen Vorgaben werden alle E-Mails von der Entstehung bis ans Ende verarbeitet, archiviert und verwaltet. So profitieren Sie wie von selbst von sicheren, transparenten und Compliance-konformen Geschäftsabläufen. Über effiziente Zugriffsmechanismen kann der Anwender jederzeit auch aus dem E-Mail-System heraus auf seine archivierten Dokumente und Daten zugreifen.

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